Rente-op-rente-effect voor data realiseren met goed datamanagement.
Dat data het nieuwe goud zijn, is vandaag de dag een veelgehoorde uitspraak. Maar hoe je nullen en enen omzet in waarde, is een vak apart. Wat houdt goed datamanagement in voor een woningcorporatie en hoe voldoe je tegelijkertijd aan wet- en regelgeving? CorporatieGids.nl sprak erover met Sander de Ruijter, Teammanager Financiën en Informatisering bij Cazas Wonen.
De komende jaren wil de corporatie die actief is in de regio Utrecht-West optimaal gaan profiteren van het datamanagementfundament dat de afgelopen twee jaar is neergezet, begint Sander: “Wat we willen is dat datamanagement ervoor zorgt dat medewerkers zich maximaal kunnen focussen op de output door de input maximaal te digitaliseren.”
Beperking van databronnen
Sander geeft een voorbeeld: “Denk aan het oplossen van een klacht van een huurder. Als medewerker is het prettig als je zonder moeite een compleet dossier ter beschikking hebt. Dus niet zelf informatie halen uit allerlei systemen of – nog erger – de klant helpen op basis van een incompleet dossier. Om dit waar te maken richten we ons de komende jaren op een beperking van het aantal databronnen, het automatisch invullen van deze databronnen, het faciliteren van klantanalyses en trends, het geven van context aan data via metadata én een uitbreiding van werkafspraken en de data-organisatie bij Cazas Wonen.”
Fusie
Forse ambities van de fusiecorporatie, die op 1 januari ontstond uit de samensmelting van Provides en GroenWest. Op de vraag of die fusie extra uitdagingen met zich meebrengt, vertelt Sander: “Dit jaar moeten we een hoop inspanningen doen op de samenvoeging van twee applicatielandschappen. Daarbij moeten we oppassen dat we datamanagement niet uit het oog verliezen. Kijk bijvoorbeeld naar de samenvoeging van de twee DMS-oplossingen. We gaan niet alleen data samenvoegen, maar doen waar nodig ook aanpassingen aan de inrichting. Je aandacht gaat dan uit naar conversie én functionaliteit.”
Rente op rente
Goed datamanagement betekent uiteindelijk dat je zorgt dat data bijdraagt aan de organisatiedoelen. “Zoals de vergroting van klanttevredenheid. Daarnaast is goed datamanagement ook dat ieder project resulteert in een structurele oplossing of verbetering. Wij zien nogal eens dat datamanagementprojecten eigenlijk alleen maar gaan over het eenmalig verbeteren van datakwaliteit. Dergelijke projecten hebben een beperkte bijdrage aan de groei van je organisatie, omdat het probleem na verloop van tijd weer de kop opsteekt. Onze aanpak zorgt dat je resultaat op resultaat stapelt, en een soort ‘rente-op-rente-effect’ teweegbrengt voor data.”
Van scratch af aan
"Datamanagement hebben we dan ook van scratch af aan opgezet in de aanloop naar de fusie,” blikt Sander terug. “We hebben eerst een datamanagementstrategie opgetuigd, met ons ondernemingsplan als uitgangspunt. De strategie bevat niet alleen doelen en een koers, maar ook een concrete roadmap. We konden dus na oplevering en goedkeuring van de strategie direct beginnen met de uitvoering.”
Eén platform
In het beleid staat bijvoorbeeld de uitvoering van de eerdergenoemde databronnenminimalisatie beschreven. “We willen gebruikmaken van één platform – E-Content van Van Dinther – waarmee we alle documenten en content willen managen. Van Dinther helpt ons hierbij door niet te denken in een ‘archiefsysteem’, maar aan het managen van data. Concreet werken we met hen aan verschillende zaken, zoals het optimaliseren van masterdata, het geautomatiseerd toepassen van reguliere- en privacywetgeving en het benutten van dezelfde content in verschillende situaties.”
Balans
Een belangrijke balans bij datamanagement is voldoen aan wet- en regelgeving terwijl data zo waardevol mogelijk kan worden ingezet. “Hiervoor hebben we bij de implementatie van E-Content – als één van de projectonderdelen – een DPIA laten uitvoeren. Deze hebben we vertaald naar zowel de inrichting als werkafspraken. We hebben hierdoor nu een mechaniek staan waarbij geautomatiseerd de bewaartermijnen worden ingeregeld en documenten worden klaargezet voor verwijdering. Het proces is echter zo georganiseerd dat er altijd een controleslag plaatsvindt en er niets onnodig wordt weggegooid. We hebben onder meer de optie om documenten langer te bewaren dan de gestelde termijn, bijvoorbeeld wanneer het document onderdeel is van een procesdossier. Hierdoor voorkomen we dat het kind met het spreekwoordelijke badwater wordt weggegooid.”
Persoonlijke touch
Sanders collega’s zijn enthousiast over datamanagement, vervolgt hij: “Simpelweg omdat ze het voordeel van goed georganiseerde data zien. Natuurlijk is niet iedereen altijd even blij met het technische deel, dus proberen we dataprojecten zoveel mogelijk in Jip en Janneke-taal te promoten en uit te voeren. De mindset die je hiervoor nodig hebt is simpel: data is de toekomst en data is de verantwoordelijkheid van iedereen in de organisatie. Positief gesteld omdat je er veel voordeel van hebt, negatief gesteld omdat niemand ontkomt aan digitalisering.”
“Ook wij merken dat data door sommigen nog steeds gezien wordt als ‘iets van de afdeling I&A’. iemand die nog een paar jaar dat beeld vasthoudt, zal simpelweg afhaken. Of je nu een zorginstelling, gemeente of woningcorporatie bent, je wordt steeds meer een ICT-bedrijf. Maar dan wel met de persoonlijke touch.”
Trots
Het neerzetten van datamanagement gaat goed, blikt Sander trots terug: “We zijn inmiddels een heel eind en zijn stiekem een beetje trots op onze totaalaanpak. We hebben de basis opgetuigd en vijf datamanagementthema’s – data-inventarisatie, masterdatabronnen, data-organisatie, datasecurity en datagovernance – inmiddels ingericht. Datamanagement stopt echter nooit en kan altijd mooier en beter. Maar we zijn inmiddels goed op weg.”
Bron: CorporatieMedia, Foto: Cazas Wonen